KPI, respektive Key Performance Indicators oder Schlüsselkennzahlen zeigen im Recruiting, wie erfolgreich das HR-Management die offenen Stellen besetzt und wie zielführend die angewandten Strategien sind. Sie dienen auch als Grundlage für neue Zielvorgaben.
Die häufigsten KPI
Am häufigsten gemessenen werden diejenigen KPI, die mit einfachen Mitteln und wenig Aufwand zu erfassen sind. Normalerweise sind dies quantitative Schlüsselkennzahlen wie die Anzahl Klicks auf eine Stellenanzeige, die Anzahl eingegangener Bewerbungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes oder die Anzahl der eingestellten Bewerbenden. Hier eine beispielhafte Auflistung der häufigsten quantitativen KPI:
- Anzahl der Bewerbungen insgesamt
- Anzahl der Bewerbungen pro Stelle
- Anzahl Besuche auf der Karriereseite
- Anzahl Klicks auf den Bewerbungs-Button
- Abbruchrate während des Online-Bewerbungsprozesses
- Zeit bis zur Einstellung
- Anteil der Bewerbenden, die maximal ein halbes Jahr bleiben
- Bewerbungskanal der Kandidaten
- Anteil der internen Bewerber
- Einstellungskosten pro besetzte Stelle
- Anzahl der Initiativbewerbungen
Aus solchen Schlüsselkennzahlen lässt sich ablesen, welche Massnahmen und Recruiting-Strategien sich lohnen und welche Massnahmen verändert werden müssen. Brechen beispielsweise viele Interessenten den Online-Bewerbungsprozess ab, empfiehlt es sich, das Bewerbungformular zu überarbeiten. Zudem ist es oft notwendig, nicht nur einen einzelnen KPI, sondern die Kombination verschiedener Schlüsselkennzahlen zu betrachten, um zu einem aussagekräftigen Ergebnis zu kommen.
Qualitative KPI im Recruiting
Wichtiger als die quantitativen KPI sind bei der Erfolgsmessung der Leistungen in der HR-Abteilung meist die qualitativen KPI. Es nützt nichts, wenn sich bloss viele Bewerbende auf eine Stelle gemeldet haben aber die Anforderungen nicht erfüllen. Eine solche Kennzahl ist beispielsweise die Interview-Rate, die zeigt wie viele Bewerbende zum Interview eingeladen werden. Je kleiner das Verhältnis der Bewerbenden zu den zum Interview Eingeladenen ist, desto geringer ist die Qualität der Bewerbenden. Hier muss man sich die Frage stellen, ob die Stellenanzeige die richtige Zielgruppe anspricht oder ob sie auf einem unpassenden Kanal ausgeschrieben war. Interessant ist auch die Auswertung der Zufriedenheit von Management und Fachvorgesetzten mit den Neuzugängen nach einer gewissen Zeit.
Die wichtigsten KPI
Für die Erfolgs-Messung der HR-Abteilung bietet sich eine vernünftige Mischung von quantitativen (schnell erhobenen) und qualitativen KPI an. Hier eine beispielshafte Auflistung der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting:
- Qualität der Bewerber
- Zeit bis zur Einstellung
- Einstellungskosten pro besetzte Stelle
- Anteil der Bewerbenden, die maximal ein halbes Jahr / ein Jahr bleiben
- Zufriedenheit der neu eingestellten Mitarbeiter
- Zufriedenheit der Fachvorgesetzten
- Zufriedenheit des Managements
- Anzahl Bewerbungen pro Stelle
- Bewerbungskanäle der Bewerbenden
- Anzahl interner Rekrutierungen
- Fluktuationsrate
- Kosten, die durch eine unbesetzte Stelle anfallen
Auswahl der wichtigsten KPI
Mehr Kennzahlen auszuwerten bedeutet nicht unbedingt, ein besseres Bild des Erfolges zu erhalten. Im Gegenteil: der Aufwand zur Auswertung vieler Kennzahlen ist im Verhältnis zur Steigerung der Aussagekraft oft zu gross. Es gilt also, sich auf die für das Unternehmen relevanten KPI zu konzentrieren. Welche Werte für ein Unternehmen relevant sind, muss jedes einzelne für sich selbst festlegen.
Überdies lohnt es sich vor allem für grössere Unternehmen die Schlüsselkennzahlen nach einzelnen Abteilungen oder Berufsgruppen getrennt zu erheben, damit die Aussagekraft der Realität möglichst nah kommt. Während IT-Spezialisten schwieriger zu rekrutieren sind, finden sich Marketing-Fachkräfte einfacher.
Interne Daten ebenfalls erheben
Gutes Recruiting hört nicht bei der Einstellung auf. Für die Optimierung des Recruiting sollten deshalb nicht nur externe Kanäle und Massnahmen beobachtet, sondern auch interne Daten erhoben werden. Wenn sich die Zeit von der Bewerbung bis zur Einstellung als zu lange herausstellt oder die neuen Mitarbeitenden noch in der Probezeit oder nach wenigen Monaten kündigen, würde sich einiges verbessern lassen. Solche Daten können regelmässig erhoben und für die Optimierung der internen Prozesse und Strategien genutzt werden.
Definition der KPI
KPI werden nicht in jedem Fall gleich verstanden. So kann der KPI «Zeit bis zur Einstellung» die Zeitspanne von der Ausschreibung der Stelle bis zur Vertragsunterzeichnung oder von Beginn einer Stellenvakanz bis zum Arbeitsantritt der neuen Mitarbeitenden umfassen. Um Missverständnisse zu vermeiden lohnt es sich deshalb, innerhalb des Unternehmens die verwendeten Kennzahlen genau zu definieren.
Was nutzen die KPI?
Die Fülle an erhobenen Daten ist wenig wert, solange sie nicht ausgewertet werden. Die Auswertung der Daten bringt ein Unternehmen nicht voran, wenn die Erkenntnisse nicht umgesetzt werden. Das funktioniert aber nur, wenn Sie über längere Zeit konsequent die Daten erheben. Wenn sich dann schliesslich ablesen lässt, welche Recruiting-Kanäle und -Massnahmen am wirkungsvollsten sind, kann die Energie und das Budget dort zielgerichtet eingesetzt werden.