Was leisten Bewerbungs­systeme?

Bewerbungssysteme oder Bewerbungsmanagementsysteme erleichtern Recruitern die Arbeit. Weil sich unzählige Anbieter auf dem Markt tummeln, lohnt sich die Frage, welche Software für das Unternehmen passend ist.

Rund 250 Bewerbungsmanagementsysteme existieren im deutschsprachigen Markt. Die Meisten unter ihnen bieten Lösungen an, die über den eigentlichen Bewerbungsprozess hinausgehen. Viele Human Resources-Softwares können für alle Aufgabenbereiche in der Personalabteilung eingesetzt werden. Für die Unternehmen stellt sich damit die Qual der Wahl.

Grundsätzlich wird aufgrund der Funktion der Software unterschieden zwischen

  • Komplettlösungen
  • Insellösungen
  • Lösungen mit Modulen zur freien Kombination.

Vor- und Nachteile

Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen? Komplettlösungen bieten einen breiten Funktionsumfang. Kleinere Unternehmen brauchen jedoch viele der enthaltenen Funktionen nicht. Das Unternehmen bezahlt damit auch ungenutzte Funktionen. Im schlimmsten Falle sind die Mitarbeitenden der Personalabteilung von der Komplettlösung überfordert. Für grosse Unternehmen sind Komplettlösungen hingegen die richtige Entscheidung.

Insellösungen bieten entweder bloss das Recruiting von Mitarbeitenden an oder die Personalverwaltungsprozesse. Solche Lösungen sind immer dann heikel, wenn sie verbunden werden sollen. Deshalb werden sie auch seltener angeboten.

Modullösungen ist ein Kompromiss zwischen Komplett- und Insellösungen. Der Vorteil besteht darin, dass sich die einzelnen Module verbinden lassen und sie aufgrund der aktuellen Unternehmensbedürfnisse gewählt werden können. Somit eignen sie sich gut für Unternehmen, die wachsen und auf lange Sicht das Bewerbungsmanagementsystem ausbauen und die Personalprozesse digitalisieren wollen. Allerdings sind sie oft teurer als Komplettlösungen.

Bedürfnisse klären

Für Ihr Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, zuerst Ihre Bedürfnisse abzuklären. Dies ist tendenziell davon abhängig, wie viele Mitarbeitende Ihre Unternehmung umfasst, denn ab einer gewissen Zahl an Mitarbeitenden drängen sich HR-Softwarelösungen auf, in die dann auch der Bewerbungsprozess integriert sein kann.

  • Welche Bereiche und Prozesse der Personalabteilung wollen Sie mit einem Bewerbungsmanagementsystem abdecken?
  • Sollen künftig weitere Bereiche der Personalabteilung digitalisiert werden?
  • Muss die HR-Software mit bereits bestehenden Systemen kompatibel sein?
  • Streben Sie eine lokale HR-Software oder eine Cloud-Lösung an?
  • Soll eine vorhandene Software ersetzt oder eine bestehende ergänzt werden?

Auch wenn Sie bloss den Bewerbungsprozess mit einer Software unterstützen wollen, so sollte diese einige Punkte umfassen.

Personalbedarf planen

Zu Beginn eines jeden Rekrutierungsprozesses steht die Personalbedarfsplanung. Gerade in diesem ersten Punkt drängt sich eine Verknüpfung des Bewerbungsmanagementsystems mit einem Personalmanagementsystem auf. Dies entfällt, wenn Sie mit einem externen Recruiter zusammenarbeiten, der verständlicherweise beim Erstellen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen in den Recruiting-Prozess der Unternehmen eintritt.

Stellenausschreibungen erstellen

Manche Bewerbungsmanagementsysteme enthalten einen Stellenausschreibungs-Editor mit Templates, mit denen einfach, schnell und ohne IT-Kenntnisse Stellenanzeigen verfasst werden können. Oft sind diese mit der Karriereseite Ihres Unternehmens verknüpft. Zentral ist, die Erfassung der Stellenanzeige mit einem Multiposting zu verbinden, mit dem die Anzeige mit wenigen Klicks über mehrere Kanäle gleichzeitig veröffentlicht wird, auf Ihrer Firmenwebseite, auf diversen Jobportalen und in den Sozialen Medien.

 

Bewerbungen erfassen

Ein Bewerbungsmanagementsystem erfasst nicht nur die eingehenden Bewerbungen, sondern erkennt auch, über welchen Kanal eine Bewerbung gemacht wird. Damit analysieren Sie gleich, welche

Bewerbungskanäle sich für welche Stellen am besten eignen. Ausserdem erfasst das System alle Bewerbungen in einem einheitlichen Format, was die Auswertung vereinheitlicht.

Auswertung der Bewerbungen

In der Auswertung der Bewerbungen geht es einerseits darum, die Auswahlprozesse digital zu unterstützen und zu vereinfachen. Andererseits sammelt die Software auch die Kontaktdaten von positiv auffallenden Bewerbenden, die für die ausgeschriebene Stelle aber nicht in Frage kommen. So bauen Sie einen Talentpool auf. Zur Besetzung künftiger Stellen können Sie auf diese Personen zugehen.

Kommunikation mit Bewerbenden

Viele Bewerbungsmanagementsysteme enthalten Terminierungs- und Erinnerungsfunktionen, welche die Koordination von Terminen vereinfachen. In diesem Prozessschritt müssen die betroffenen Team- und Abteilungsleitungen einbezogen werden.

Onboarding

Enthält das System auch die Funktion des Dokumentenmanagement erleichtert dies das Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Die dafür wichtigen Dokumente sind einfach abzurufen, die neuen Mitarbeitenden haben alles zur Hand, fühlen sich gut aufgehoben und haben eine gute Candidate Experience.

Der Sinn eines Bewerbungsmanagementsystems besteht nicht nur darin, die Bewerbungsprozesse abzubilden, sondern sie auch zu optimieren und dadurch Zeit zu gewinnen, die in die sorgfältige Auswahl und persönliche Kommunikation investiert werden kann. Dies ist ein Grund, auch die übrigen Prozesse einer Personalabteilung mit dem Bewerbungsmanagementsystem zu verknüpfen. Beispielsweise würde mit der Verknüpfung mit der Zeiterfassung auch sofort sichtbar, ob ein Teamleiter Bewerbungsgespräche führen kann oder ob er in den Ferien weilt.

Auch die Personalentwicklung, die Mitarbeiterweiterbildung und das Talent-Management einer Personalabteilung kann bei der internen Besetzung von neuen Stellen wichtige Hinweise liefern.

Drei gängige Bewerbungsmanagementsysteme werden hier kurz vorgestellt:

SAP SuccessFactors

SuccessFactors gehört zur grossen SAP-Familie und bietet entsprechend neben dem Bewerbungsprozess noch viele weitere HR-Prozess, wie die Gehaltsabrechnung, die Leistungsbeurteilung oder die Weiterbildungsplanung ab. Es ist eine Modullösung, die in der Cloud bereitgestellt wird. Die mögliche Auswahl der Jobbörsen zeigt, dass weltweit Bewerbende angesprochen werden. Sie eignet sich für Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitende, aber auch für internationale Grosskonzerne.

Haufe Umantis

Das Bewerbungsmanagementsystem Umantis aus dem Hause Haufe tritt auch unter den Bezeichnungen Haufe Bewerbermanagement Software oder Talent Management Solution auf. Die Software wird zweimal jährlich mit einem Update versehen, das auch neue Funktionen beinhaltet. Auch dieses System ist eine cloudbasierte Modullösung. Wie SuccessFactors ist auch Umantis in Unternehmen aller Grössen einsetzbar.

Refline

Refline ist eine modulare Cloud-Lösung von Abraxas Informatik AG. Auch hier sind regelmässige Updates im Angebot eingeschlossen. Refline setzt stark auf Mobile Recruting und auf die Analyse der Bewerbungskanäle. Indem das in der Schweiz entwickelte System die neue Europäische Datenschutz-Verordnung berücksichtigt, sind damit auch potentielle Bewerbende aus dem EU-Raum angesprochen und es kann entsprechend auch von europaweit tätigen Unternehmen genutzt werden.

 

Bei Fragen zu Multiposting, Karrierseite oder Bewerbermanagement können Sie uns gerne kontaktieren.